Признаците, че трябва да подобрите способностите и навиците си за управление на времето, включват: Дългосрочните ви амбиции изглеждат непостижими, не свършите много – и пропускате или измествате крайните си срокове.
В живота ви не е необходим мениджър на проекти, за да управлявате правилно времето и отговорностите си. Можете да поемете собствените си нужди за управление на времето. Всеки се бори с управлението на времето. Това е умение, за подобряването на което повечето от нас биха имали нужда от помощ.
Прочети и: Бъдещето на бельото за мъже
Въпреки това признаците, че трябва да подобрите своите способности и навици за управление на времето, включват:
Вашите дългосрочни амбиции изглеждат непостижими.
Често пропускат или преместват крайни срокове.
Не можете да се концентрирате и се борите да изпълнявате задачи или проекти.
Списъкът ви с работа е огромен.
Решете, че просто не можете да направите всичко.
Работите по-дълго, отколкото би трябвало, върху определени задачи.
Винаги си стресиран.
Опитваш се много, но не стигаш до никъде.
Ако някое от следните се отнася за вас, време е да пораснете и да работите върху управлението на времето си.
Разберете какво работи управлението на времето
1. Поставете цели
Често пренебрегваме целите, докато управляваме времето си. Лесно е да изгубите от поглед дългосрочните цели сред ежедневните задължения. В резултат на това може да ви е трудно да се концентрирате върху най-неотложните въпроси или да приоритизирате своя обширен списък от отговорности. Претоварени? Преоценете списъка си със задачи.
Отделянето на време за това ще ви помогне ли да постигнете целите си? Поставяне на SMART цели: конкретни, измерими, постижими, реалистични/уместни и базирани на времето цели. Нереалистичните или неясни цели са трудни за наблюдение и като цяло са недовършени.
2. Планирайте времето си
Игнорирайте срещите със задачи и оставете другите да планират времето ви. Най-ефективната стратегия за придобиване на умения за управление на времето е да бъдете целенасочени с времето си. Превръщате управлението на времето в навик, който може да ви помогне да постигнете дългосрочни цели, като същевременно намалявате разсейването и увеличавате вниманието.
Когато планирате времето си за работа от вкъщи, имайте предвид различни графици. Например, уведомете съквартирантите си, когато не искате да ви безпокоят, да отидете на обществено място или да вдигате много шум. Установяването на очаквания преди време намалява възможностите за конфликт.
3. Планирайте времеви отрязъци
Блокирането на вашето време е отличен метод за приоритизиране на неспешни, дългосрочни проекти, които изискват внимание и значителен труд.
Обикновено се отлага, когато по-неотложните задължения изискват вашето внимание.
Отделянето на време за фокусиране върху конкретни задачи гарантира напредък.
Ограничаването на работното време също намалява умората от работата.
Споделеният календар на работа може да разубеди служителите да организират срещи във вашите часови блокове.
4. Намерете своите пикови часове за управление на времето
Например силовите часове са, когато имате най-невероятната енергия и правите най-много. Може би вече сте запознати с часовете си на захранване. Ако не сте сигурни, наблюдавайте времето си, за да разберете. Ето защо, по време на силните си часове, планирайте най-важните си и отнемащи време задължения. Планирайте обаче монотонни задачи, които не изискват много концентрация през целия ден.
5. Спринтове за фокус
Не винаги е лесно да започнете работа или да работите задълбочено. Следователно подходът на Pomodoro работи добре при проблеми с началото на задачите и вниманието. Планирайте кратки (15–30 минути) периоди на интензивна концентрация върху една дейност. След това направете петминутна пауза между спринтовете.
Подгответе среда без разсейване преди концентрационен спринт. Отървете се от всичко, освен това, от което се нуждаете, за да изпълните задачата си. Например активирайте режима „Не безпокойте“ на вашите устройства. Избягвайте да живеете близо до приказливи съквартиранти. Вашите спринтове могат да бъдат толкова дълги или толкова кратки, колкото решите. Въпреки това пет- и десетминутните спринтове с едноминутни паузи може да са по-подходящи за вас.
6. Задайте приоритети за управление на времето
Нашите списъци със задачи може внезапно да нараснат. Генерирането на идеи и идеализирането са силни страни на човека. Идеите са неограничени, но времето е ограничено. Преструвайки се, че можете да увеличите нивата си на стрес. Например, матрицата на Айзенхауер е мощен инструмент за приоритизиране.
Дори и да не използвате диаграмата за приоритизиране на дейности, речникът и структурата може да ви помогнат да оцените тяхната стойност. Например задачи, които изискват бързо внимание.
Важно: Задачи, които ви помагат да постигнете целите си. Те обаче не винаги са спешни, но неизпълнението им има значителни последици. Матрицата за управление на времето на Айзенхауер разделя работата на четири квадранта. Използването на този подход ще ви помогне да приоритизирате задачите си.
Приоритизирайте тези задачи. След това направете тези неща. Важно, но не спешно: отложете или възложете. Не го прави! Премахнете го от списъка си. Не е нужно да правите всичко. Изтрийте обаче задачи, които не изпълняват целите ви, за да спестите време, особено ако сте ги създали. Необходими са опити и грешки, за да намерите правилния за вас. Въпреки това е възможно да се изградят добри умения за управление на времето.
7. Планирайте седмицата и дните си.
Всеки ден и седмица определяйте своите цели и приоритети. Въпреки това, планирането на вашия календар ви предлага по-добра представа за бъдещето и ви позволява да се подготвите за него. Следователно проверката на вашите приоритети за управление на времето ви държи в крак с вашите цели и ви помага да се приспособите към новите.
8. Да казваш не
Времето е ограничено. Дори в бизнеса границите са необходими. Може да се чувствате принудени да кажете „да“ на всяка молба, но не сте. От съществено значение е да бъдете агресивни, да знаете ограниченията си и да избягвате прекаленото ангажиране. Нарушаването на задълженията подкопава доверието в отношенията.
9. Нахранете мозъка си
Често приемаме интелекта си за даденост. Фокусът не е резултат само от силата на волята. Нашите мозъци трябва да са във върхова форма.
Правите паузи, спите достатъчно, храните се добре, спортувате редовно и общувате, за да подпомогнете изпълнителната функция. Ако някога сте се чувствали „изядни“ или мрънкащи след бурен нощен сън, не сте 100%. Въпреки това, когато сте раздразнителни, е по-вероятно да създадете проблеми на работа и у дома. Следователно опитът да работите, когато не сте в най-добрата си форма, води до лоша работа и психическо страдание.
10. Спрете да търсите мотивация или вдъхновение.
Няма да свършите много, ако чакате да ударят. Поставете си малка цел, за да започнете. Фокусираните спринтове може да ви помогнат да завършите предизвикателни дейности. Започването на управление на времето може да ви вдъхнови дори за пет минути. Все пак не пренебрегвайте социалните медии.
11. Няма многозадачност за управление на времето
Многозадачността е губещо предложение. Постоянните прекъсвания влошават вниманието, намалявайки завършването на работата. Вместо да прескачате от дейност към задача, направете списък с повтарящи се такси и ги насрочете. Трудно е обаче да устоите на многозадачността, когато не сте единственият, който работи от вкъщи, но поставянето на ограничения ще ви изплати в дългосрочен план. Винаги обаче търсете нови средства за спестяване на време.
12. Планирайте вашите съобщения
Може да вярвате, че проверката на всеки имейл, директно съобщение в социалните медии и телефонен контакт е учтиво. Подобно на многозадачността, тези случайни прекъсвания ограничават способността ви да извършвате сериозна работа. Вместо това планирайте време за наваксване на пощата.